Vérifier chaque dépense et son contrat
Les frais accessoires rémunèrent des prestations liées à l’usage du logement. Ils ne sont dus séparément que si le bail les prévoit expressément. Une dépense habituellement admissible, comme le combustible, reste donc exclue de ce décompte si elle n’a pas été convenue séparément. Le calcul isole les postes certains, exclus et à vérifier.
Pour le chauffage et l’eau chaude, l’OBLF admet notamment l’énergie consommée, le nettoyage, les révisions périodiques, le détartrage, les relevés et la maintenance. Les réparations, remplacements, intérêts et amortissements des installations n’y entrent pas. L’assurance exclusivement liée au chauffage se distingue de l’assurance générale de l’immeuble.
La conciergerie et l’ascenseur ne couvrent ici que leurs dépenses d’usage, hors réparations. Les contrats de performance énergétique, les regroupements d’autoconsommation et une fourniture d’énergie extérieure comportent des règles particulières : traitez-les comme postes à qualifier avec leurs justificatifs, sans supposer leur admission intégrale.
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La clé de répartition compte autant que le total
Reportez la clé réellement applicable : volume, surface, unités ou consommation. Les logements vacants ne doivent pas simplement disparaître du total de répartition ; leurs frais de chauffage relèvent en principe du bailleur, avec les règles particulières de l’article 7 OBLF. En cas d’occupation partielle, une simple division par mois peut être fausse pour le chauffage, car les saisons n’ont pas le même poids.
Les frais administratifs sont fondés sur les coûts effectifs ou les taux usuels justifiables. L’outil ne fixe pas de taux légal de 3 %. Si leur justification manque, ils élargissent la fourchette. Le « montant reçu » à comparer est le total annuel attribué au logement avant acompte ; le résultat principal déduit ensuite les acomptes effectivement versés.
Acomptes ou forfait
Avec des acomptes, le bailleur établit au moins un décompte annuel et le locataire peut consulter les justificatifs. Un acompte trop faible n’efface pas les frais réellement dus. Avec un forfait, la référence est une moyenne de trois ans et il n’existe pas de régularisation annuelle par simple facture de supplément. Le second mode compare votre forfait à cette moyenne sans créer de dette automatique.
Repères vaudois
Les RULV renouvelées sont entrées en vigueur le 1er juillet 2026. Lorsqu’elles s’appliquent, les frais se répartissent au prorata des volumes, sauf clé différente convenue au bail. Pour le chauffage et l’eau chaude, l’exercice va en principe du 1er juillet au 30 juin ; le décompte détaillé est remis au plus tard six mois après le bouclement. Suppléments et ristournes sont réglés dans les trente jours de sa réception. Le retard dans l’envoi n’annule pas automatiquement la créance.
Gardez le décompte, le bail, les relevés et vos preuves de paiement. Les stocks de combustible au début et à la fin de l’exercice, les factures originales et les calculs de répartition permettent de vérifier les postes litigieux.
Sources vérifiées
- État de Vaud : entrée en vigueur des RULV en juillet 2026.
- Code des obligations, droit du bail.
- OBLF, articles 4 à 19.
- RULV : texte paritaire publié en 2026.
- Tribunaux zurichois : frais accessoires.
Sources consultées le 20 septembre 2026.
