Beaucoup d’indépendants suisses tiennent une comptabilité plus lourde que nécessaire, et quelques-uns beaucoup trop légère. La ligne de partage est un chiffre unique, posé par le Code des obligations.
Le seuil de 500’000 francs
L’art. 957 CO distingue deux régimes.
Dès 500’000 francs de chiffre d’affaires lors du dernier exercice, une entreprise individuelle ou une société de personnes doit tenir une comptabilité et présenter des comptes complets : bilan, compte de résultat et annexe.
En dessous, l’alinéa 2 n’exige qu’une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine. C’est ce que la pratique appelle la comptabilité simplifiée, ou « des carnets du lait » en Suisse alémanique.
Le seuil se lit sur l’exercice écoulé, pas sur l’exercice en cours. Un indépendant qui franchit 500’000 francs une année tiendra une comptabilité complète à partir de l’année suivante.
Deux catégories échappent au seuil et restent en régime simplifié quel que soit leur volume : les associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce, et les fondations dispensées de désigner un organe de révision.
À l’inverse, une règle ne connaît aucune exception : les sociétés de capitaux tiennent une comptabilité complète. Une Sàrl à 80’000 francs de chiffre d’affaires y est soumise comme une SA à dix millions. C’est un argument de choix de forme juridique que le comparateur des formes chiffre.
Ce que « simplifié » ne veut pas dire
L’art. 957 al. 3 CO applique le principe de régularité par analogie aux comptabilités simplifiées. Ce renvoi est court mais lourd de conséquences : il importe les exigences de l’art. 957a al. 2.
- Enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions. Pas de sélection, pas d’oubli commode.
- Justification de chaque enregistrement par une pièce comptable. C’est la règle qui coûte le plus cher à ignorer : une dépense sans justificatif n’est pas déductible.
- Clarté, adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise, et traçabilité des enregistrements.
« Simplifié » qualifie donc la forme des comptes, pas la rigueur de leur tenue. Un tableur bien tenu satisfait la loi ; un tableur retouché sans historique ne la satisfait pas.
Les quatre documents à tenir
Même en régime simplifié, quatre suivis se révèlent nécessaires en pratique, parce que le fisc et l’AVS les demandent.
Le journal des recettes, avec la date, le client et le montant de chaque encaissement. Il fonde le chiffre d’affaires, qui détermine à la fois le seuil comptable et le seuil d’assujettissement à la TVA.
Le journal des dépenses, chaque ligne rattachée à sa pièce. C’est ici que se joue la déductibilité.
L’état du patrimoine à la clôture : liquidités, créances clients, dettes fournisseurs, stocks. L’art. 957 al. 2 l’exige expressément, et c’est la partie que les indépendants négligent le plus souvent.
Le tableau des immobilisations, qui suit chaque bien durable, sa valeur d’acquisition, les amortissements pratiqués et la valeur comptable résiduelle. Sans lui, les amortissements ne sont pas justifiables — et la notice A/1995 de l’AFC fixe des taux qu’il faut pouvoir appliquer sur une base documentée.
Ce qui alourdit réellement la charge
Le seuil de 500’000 francs n’est pas le seul déclencheur. Trois circonstances imposent en pratique une tenue plus fine, quel que soit le chiffre d’affaires.
L’assujettissement à la TVA. Le décompte suppose de ventiler les taux, de conserver les justificatifs ouvrant droit à la déduction de l’impôt préalable et d’émettre des factures conformes. Une structure à 150’000 francs de chiffre d’affaires assujettie volontairement se retrouve avec des exigences comparables à celles d’une comptabilité complète.
L’emploi de personnel. Décomptes AVS, LPP, LAA, certificats de salaire annuels et impôt à la source le cas échéant. Le guide du certificat de salaire détaille ce que ce document doit contenir.
Le financement externe. Une banque ne se satisfait pas d’un carnet de recettes : un dossier de crédit ou une demande d’hypothèque exige un bilan et un compte de résultat. C’est la raison la plus fréquente de tenir une comptabilité complète sans y être obligé.
Les règles pratiques que le CO pose
Trois points de l’art. 957a répondent à des questions récurrentes, et leurs réponses sont plus libérales qu’on ne le croit.
La monnaie. La comptabilité se tient dans la monnaie nationale ou dans la monnaie la plus importante au regard des activités de l’entreprise (al. 4). Une entreprise dont la clientèle est majoritairement européenne peut donc tenir ses comptes en euros.
La langue. Une langue nationale ou l’anglais (al. 5). L’anglais est expressément admis, ce qui simplifie la vie des structures internationales.
Le support. Papier, support électronique ou toute forme équivalente (al. 5), et la pièce comptable se définit de la même façon (al. 3). Un justificatif scanné vaut donc l’original, à condition de rester lisible et vérifiable.
Reste la conservation : dix ans à compter de la fin de l’exercice, pour les livres comme pour les pièces.
L’erreur la plus coûteuse
Elle ne concerne pas la forme des comptes mais la séparation des patrimoines. Un indépendant en raison individuelle n’a pas de personnalité juridique distincte : son patrimoine privé et son patrimoine commercial sont un seul patrimoine en droit.
Cela n’autorise pas à mélanger les comptes. Un compte bancaire unique pour les dépenses privées et professionnelles rend impossible de justifier quoi que ce soit, et l’administration procède alors par appréciation — rarement en votre faveur.
Un compte bancaire séparé coûte quelques dizaines de francs par an et règle le problème à la racine. C’est le premier investissement comptable à faire, avant tout logiciel.
La différence avec une personne morale
Une Sàrl ou une SA est un sujet de droit distinct. Son patrimoine n’est pas celui de l’associé, ce qui a trois conséquences comptables directes.
La comptabilité complète est obligatoire dès le premier franc. Un organe de révision doit être désigné, sauf renonciation au contrôle restreint — possible jusqu’à dix emplois à plein temps en moyenne annuelle et avec l’accord de tous les associés. Et l’associé qui travaille dans sa société en est un salarié, avec certificat de salaire et décomptes sociaux.
Le comparateur Sàrl contre raison individuelle chiffre l’écart complet, charges sociales comprises.
Pertes fiscales : sept ans actuellement, dix ans dès 2028
Le délai actuel de compensation des pertes est de sept ans. La prolongation à dix ans entrera en vigueur le 1er janvier 2028 et visera les pertes survenues à partir de la période fiscale 2020. Conservez par exercice les pertes admises et les montants déjà compensés ; une perte ne se déduit pas deux fois. Source : AFC, décision du 18 septembre 2026.
Protection sociale : deux dates à préparer pour 2027
L’accès à l’assurance-accidents facultative des indépendants sera abaissé de 66’690 à 44’460 CHF par an au 1er janvier 2027, avec une possibilité d’adaptation pour le temps partiel. La LAA reste facultative pour l’indépendant. Source : OFSP, 26 août 2026.
Au 1er juillet 2027, l’harmonisation des APG étendra notamment l’allocation d’exploitation aux indépendants bénéficiant d’un congé parental indemnisé. Séparez dans vos prévisions les droits actuels et ces futures prestations, puis conservez les décomptes de la caisse. Source : OFAS, 26 août 2026.
Ce qu’il faut retenir
- Le seuil est de 500’000 francs de chiffre d’affaires du dernier exercice (art. 957 CO). En dessous : recettes, dépenses et patrimoine.
- « Simplifié » qualifie la forme, pas la rigueur : le principe de régularité s’applique par analogie, et chaque enregistrement doit être justifié par une pièce.
- Les sociétés de capitaux tiennent une comptabilité complète, quel que soit leur volume.
- La comptabilité peut être tenue en euros et en anglais, sur support électronique.
- Dix ans de conservation, livres et pièces.
- La TVA, l’emploi de personnel et le financement externe alourdissent la tenue bien avant le seuil légal.
- Un compte bancaire séparé est le premier réflexe, avant tout logiciel.
Prochaine étape : vérifiez votre chiffre d’affaires du dernier exercice clos, et si vous approchez des 500’000 francs, préparez le passage avant qu’il ne s’impose. Basculer en cours d’année est nettement plus pénible que d’anticiper.
